Je begeleidt het hele proces; van ontwerp tot daadwerkelijke oplevering

Johan Smit is Document Controller en heeft in de afgelopen jaren behoorlijk wat ervaring opgedaan. De vrijheid in zijn huidige rol geeft hem de kans om echt impact te hebben op het proces. Hij vertelt waarom zijn werk hem zoveel uitdaging biedt èn vooral ook voldoening geeft.

“Als Document Controller kom je als het veld leeg is en je gaat pas weg als de fabriek gebouwd is”

“Ik ben in 1991 begonnen met werken als Technisch administrateur/Document Controller in de industriebouw. Ik werkte op bouwprojecten buiten de deur, dus altijd op locatie. Als Document Controller kom je als het veld leeg is en je gaat pas weg als de fabriek gebouwd is. Ik deed al wat projecten op inleenbasis voor Redwave en had veel contact met Klaas Haak. In 2000 heb ik echt de overstap gemaakt van projecten buiten de deur naar een project op kantoor. Ik ben via Redwave voor GLT Plus gaan werken. Dit consortium deed een renovatieproject van het Groninger gasveld in opdracht van NAM. Ik ben toen ook overgegaan naar een vast dienstverband bij Redwave. Dit project zou ongeveer 10 jaar duren, maar werd uitgebreid en uiteindelijk heb ik 17 jaar aan dat project gewerkt. In 2017 liep het project af en nu werk ik via Redwave bij Vermilion Energy op hun kantoor in Harlingen. Vanuit mijn woonplaats toch al gauw 226 kilometer heen en weer. Ik zit gemiddeld tweeënhalf uur per dag in de auto. Maar ik kan heerlijk doen wat ik leuk vind en hier in het Noorden kan je goed doorrijden hè, dat scheelt.”

Vrije rol als Document controller

“Ik heb hier een vrije rol als Document Controller. Veel processen zijn ooit opgestart maar niet afgerond en die kan ik nu nieuw leven inblazen. Er was bijvoorbeeld geen document beheer systeem. Daar ben ik mee aan de slag gegaan. Mijn ervaring met deze systemen bij eerdere opdrachtgevers komt hier mooi bij van pas. Ik heb een voorstel gedaan en dat systeem is ook aangekocht. Intern heb ik dat verder uitgewerkt en geïntroduceerd bij alle collega’s. Dat zijn mooie projecten waar ik mijn ervaring goed in kwijt kan.

De rol van Document Controller is ook een hele brede rol. Ik ben nu bezig met het inrichten van een Management Systeem. Hierin worden de processen, procedures en de werkinstructies voor o.a. de mensen in het veld geborgd. De bestaande werkinstructies en procedures moesten up-to-date gemaakt worden. Tegenwoordig kunnen veel dingen slimmer en sneller en dus ook de instructies moeten daarop aangepast worden. Daarna moeten de documenten goed worden opgeslagen en vooral ook makkelijk en in één systeem vindbaar zijn voor alle gebruikers.

Na de introductie aan alle collega’s ben ik nu bezig met het maken van instructievideo’s. Een mooi compliment is dat het moederbedrijf van Vermilion, dat in Canada is gevestigd, eerst nog sceptisch was over het Management Systeem maar nu ook de voordelen ervan ziet. Het is mooi dat we straks internationaal kunnen gaan met een systeem dat ik mede ontwikkeld heb. Ik heb die veer in mijn kont niet nodig maar ik wil wel graag een systeem bouwen waar de rest van de organisatie ook goed mee kan werken.

Het is fijn dat ik hier de vrijheid krijg. Dat ik zelf initiatief mag nemen om te kijken waar het beter kan en er zo aan bij te dragen dat het bedrijf beter functioneert.”

“Ik ben niet zozeer bezig met mijn eigen carrière maar bij alles wat ik doe denk ik aan de gebruiker.”

Wat doet een Document Controller?

“Als Document Controller ben je verantwoordelijk voor de ontvangst, distributie en archivering van technische tekeningen en handleidingen die nodig zijn bij een bouwproject. Je brengt in kaart welke documenten er moeten worden aangeleverd voor het project, je zorgt voor een planning zodat het juiste document op tijd op de juiste plek terechtkomt. Ieder document schrijf je in het elektronische document beheer systeem in. Vervolgens worden de documenten verspreid onder de mensen die ‘ontwerpen en bouwen’, zij bekijken de documenten inhoudelijk. In het geval van eventuele wijzigingen zorg je ervoor dat het document wordt teruggestuurd naar degene die het gemaakt heeft. Je kunt het vergelijken met het bouwen van een auto; voor ieder onderdeel en iedere stap is er een aparte bouwtekening. Als de fabriek af is dan komt er nog een zogenaamd ‘as-built’ pakket. Daarin staan alle documenten die gebruikt zijn om de fabriek nu echt te bouwen. Alle aanpassingen tijdens de bouw worden verwerkt in dit pakket, dit zijn de ‘as-built’ tekeningen. Zolang als de fabriek bestaat moeten deze ‘as-built’ documenten bewaard blijven. Het hele proces van ontwerp tot de daadwerkelijke oplevering, dat begeleid je als Document Controller.”

“Dat je werk impact heeft, geeft mij een enorme voldoening.”

Wat is de grootste uitdaging in jouw werk?

“Bij mijn huidige opdrachtgever is het een uitdaging om alle beschikbare informatie van het bedrijf toegankelijk te krijgen voor de gebruiker. Je moet ervoor zorgen dat de gebruiker niet hoeft te twijfelen of de info de juiste is en het meest up-to-date. Ik ben niet zozeer bezig met mijn eigen carrière maar bij alles wat ik doe denk ik aan de gebruiker. De werkinstructies moeten zo duidelijk mogelijk zijn voor de gebruiker, duidelijke taal. Om dat voor elkaar te krijgen moet je dus ook ‘denken vanuit de gebruiker’.”

Waar haal jij je voldoening uit binnen je functie?

“Als Document Controller ben je ook een aanspreekpunt voor mensen; als zij een instructie niet kunnen vinden, komen ze bij jou. Voordat ik aan de slag ging met de verschillende systemen, wisten mensen vaak niet waar ze wat konden vinden. Alles stond op verschillende plekken opgeslagen, waar moet je dan zoeken? Jouw taak is dan om alles samen te brengen, zodat die man buiten het zelf kan vinden. In de olie & gas industrie blijft toch de productie de belangrijkste drijfveer, die moet altijd doorgaan en zo veilig mogelijk. Daarvoor moet alles goed op orde zijn. Ik kan een bijdrage leveren die ervoor zorgt dat het aantal incidenten daalt. Het geeft mij ontzettend veel voldoening om te zien dat ‘het werkt’. Mensen kunnen hun werk doen, veiliger, met minder ongevallen en milieubewuster. Dat je werk impact heeft, geeft mij een enorme voldoening.”

“Ik heb een goede overeenkomst met Redwave, de verhouding is goed en heel belangrijk; er is wederzijds respect.”

Wat is de overweging geweest om voor een detacheerder te gaan werken?

“Ik heb een goede overeenkomst met Redwave, de verhouding is goed en heel belangrijk; er is wederzijds respect. Het is goed te weten dat als jij geen werk hebt, er mensen zijn die hun best doen om je aan het werk te krijgen. Daarnaast wordt alle administratie door Redwave gedaan. Het is voor mij dan ook een bewuste keuze geweest om via Redwave te werken in plaats van rechtstreeks bij een opdrachtgever in dienst te gaan.”

Wat is kenmerkend voor Johan, zowel in je werk als privé?

“Zorgen dat ook andere mensen een mooi leven hebben en een goede werkperiode. Privé uit zich dat in zorgen dat mijn partner en ik samen genieten. Van de kleine dingen en ook door heerlijke vakanties. We gaan graag naar de Alpenlanden zoals Oostenrijk. Daar heb ik ook mijn passie voor après ski muziek opgedaan. Dat heeft ervoor gezorgd dat ik nu ook zelf die muziek maak, met de harmonica. We proberen zoveel mogelijk te genieten van het leven, geen stress, goed voor elkaar zorgen… maar vooral genieten! Ik ben graag een aanspreekpunt voor mensen, zowel zakelijk als privé. Dat past bij mij. Ik wil mensen altijd iets meegegeven en bekommer mij om mensen. Neem mensen die het nodig hebben, onder mijn hoede. Zo voeg je ook als persoon echt waarde toe.”

Wil je andere collega’s aan het woord lezen of bekijken? Ga terug naar het overzicht.